2. Lugar, duración e inauguración
La 16ª Feria Internacional del Libro de Lima se realizará en las instalaciones del Parque Próceres de la Independencia, ubicado en la cuadra 17 de la avenida Salaverry, del distrito de Jesús María, del 20 de julio al 2 de agosto del 2011.
La ceremonia de inauguración se efectuará el día 20 de julio.
3. Costo de ingreso y horario de atención al público
El costo de ingreso para el público es de dos nuevos soles, y el horario es el siguiente:
De lunes a domingo: de 13:00 a 21:30 horas.
La Comisión Organizadora se reserva el derecho de modificar las fechas, horario y lugar de realización de la Feria.
4. Expositores
Participantes: Las empresas y entidades socias de la Cámara Peruana del Libro. Las Editoriales, Distribuidoras, Librerías y Empresas o Entidades afines al rubro de educación no asociadas. Sociedades de escritores. Embajadas, Cámaras del Libro y Empresas extranjeras del Sector. Otras empresas o entidades invitadas por la Comisión Organizadora.
Horario: el personal de los expositores deberá ingresar al recinto ferial una hora antes del horario señalado para el ingreso del público, a fin de abrir y/o reponer las existencias de sus stands; debiendo retirarse de la Feria, a más tardar, quince minutos después de la hora de cierre al público. Si algún stand permaneciera cerrado o sin personal a la hora de inicio de la atención al público, el Coordinador de Feria y/o los miembros de la Comisión de Feria están facultados para retirar la cubierta que proteja el stand y dejarlo expuesto al público, bajo responsabilidad y riesgo del expositor y sin ninguna responsabilidad de los organizadores; la misma medida se aplica si el expositor cierra el stand antes de la hora establecida.
Identificación: la Comisión Organizadora entregará hasta un máximo de 5 credenciales de identificación por stand (en el caso de islas, se considera un máximo de 20 credenciales incluidos los stands discontinuos), para el personal de atención al público que contrate el expositor. Cada credencial adicional que se solicite tiene un costo de S/.5.00, inclusive por deterioro o extravío. Esos documentos son de uso personal, obligatorio e intransferible. Para ese efecto, y hasta el 8 de julio del 2011, el expositor deberá remitir a la Comisión Organizadora una relación que contenga los nombres completos y números del documento de identidad de su personal. El expositor podrá recoger estas credenciales a partir del 15 de julio, previa verificación de que haya entregado la información para el Centro de Referencia. El expositor está obligado a comunicar a la Comisión Organizadora cualquier variación del personal a fin de proceder a la cancelación de la credencial respectiva, bajo responsabilidad.
Conducta: la Comisión Organizadora sancionará las conductas realizadas por cualquier expositor o su personal que vayan en contra de la moral o las buenas costumbres y/o agravien el prestigio y el crédito de la FIL-Lima o que constituyan conductas delictuosas o violatorias de los derechos de terceros asistentes al evento, tales como: ingerir alimentos o licores en los stands o corredores (excepto en actividades formales y autorizadas por la Comisión Organizadora), fumar cigarrillos, perturbar con emisiones sonoras no autorizadas, etc.
5. Stands y áreas sin decorar
Ubicación, dimensiones y características: están ubicados en el Área Comercial del recinto ferial. Los stands predecorados son de 9m2 y 12 m2, con una altura de 2.48 m., armados con componentes del sistema de exhibición Octanorm, perfiles de aluminio y paneles aglomerados con revestimiento de melanina blanca, tres braquetes de iluminación con focos, friso con el nombre del expositor (con un máximo de 25 caracteres) y un tomacorriente para un máximo de 200 watts de potencia. Las áreas sin decorar son de 36m2 o más, con un punto para el suministro de energía eléctrica que tendrá un máximo de potencia equivalente al múltiplo obtenido de aplicar la potencia de un stand predecorado sobre el área sin decorar contratada. Si el expositor requiere de mayor energía deberá comunicarlo por escrito a la Comisión Organizadora de la Feria, una semana antes del inicio de la feria; la Comisión evaluará su factibilidad y le hará llegar el presupuesto de costo adicional para su cancelación inmediata. La Comisión efectuará una medición de la potencia instalada en cada stand a fin de cotejar el cumplimiento de esta norma; si se observa excedentes de consumo eléctrico y previa recomendación técnica pertinente se procederá a la anulación de la conexión o facturación correspondiente para su cancelación antes del término del evento.
Ocupación del stand: sólo el expositor y su personal atenderán en el área contratada a la FIL-Lima. El número de personas que atenderá el stand debe guardar una relación armoniosa con el área de exposición, de manera tal que permita desarrollar sus actividades dentro del perímetro del stand. Está prohibido que el expositor subarriende o comparta su stand, total o parcialmente, sean personas naturales o jurídicas de giro y/o especialidad similar o distinto al contratante; la inobservancia de esta norma motiva el cierre del stand.
Instalaciones adicionales: las instalaciones complementarias que requiera el stand corren por cuenta de cada expositor, quien debe respetar las especificaciones de energía eléctrica señaladas, cumplir con las medidas de protección y seguridad para su personal y ceñirse a las normas del buen gusto y decoro, a fin de no afectar la estética del conjunto de stands y del recinto ferial en general. Los muebles, vitrinas, accesorios, exhibidores, etc. que utilice el expositor sólo podrán ubicarse dentro del stand o del área contratada. Los paneles con estructuras firmes para decoración o publicidad no excederán los 3.5 m. de altura en caso de stand predecorado o 4.5 m. de altura en las islas sin decorar. No está autorizado que el expositor utilice el cielo raso para instalar banderolas, éstas sólo podrán colocarse dentro del perímetro del stand. Tampoco están permitidos letreros luminosos, salvo que el expositor cumpla los requisitos de seguridad y buen decoro establecidos por la FIL-Lima, y los mismos no estén al alcance del público. No se permite el uso de equipos de reproducción o amplificación de sonido, excepto cuando se requiera para una muestra audiovisual propio al giro del expositor y siempre que cuenten con las autorizaciones de las instituciones competentes que cautelan los derechos de reproducción audiovisual, en cuyo caso el volumen no deberá interferir con el normal desenvolvimiento de los demás expositores ni tampoco perturbar el desarrollo de otras actividades que se realicen en la Feria. Los expositores que comercialicen productos musicales en conformidad a lo establecido por el presente Reglamento, deben efectuar sus demostraciones o pruebas del producto a través de auriculares. A la hora del cierre, el expositor debe cubrir su stand con un cobertor de material apropiado o cortina. El expositor que realice operaciones comerciales con tarjetas de crédito no pondrá ni permitirá la colocación de calcomanías autoadhesivas de los operadores respectivos en los paneles del stand. La Comisión Organizadora entregará material publicitario de esas compañías operadoras para su instalación. Ante el desborde de materiales del expositor, fuera de su stand, el Coordinador de Feria se encuentra facultado para retirar todo material bibliográfico, mueble o banderola que se encuentre en los corredores o colgado total o parcialmente fuera del límite del stand.
6. Inscripción y pago de Stands
Inscripción: las inscripciones para participar en la FIL-Lima 2011 se inician el 15 de abril para socios y el 29 de abril para no asociados, y ambas se cierran el 30 de junio del 2011 o una vez que se ocupen todas las áreas disponibles. Mediante la «Ficha de Participación», debidamente llenada, se solicita la participación al evento ferial. Sólo la Cámara Peruana del Libro recibe las solicitudes de participación y se reserva la facultad de aceptar o rechazar las mismas. Esa solicitud de participación compromete al expositor a acatar las disposiciones contenidas en el presente Reglamento y las demás normas adicionales que establezca la Comisión Organizadora de la Feria en función de la mejor organización y desarrollo de la manifestación ferial.
Para el primer día de las inscripciones de socios, la Comisión Organizadora ha establecido el siguiente horario y procedimiento:
Primer grupo (Inscripciones de áreas iguales o mayores a 36m2 continuos).- de 9:00 am. a 12:00 pm, en el local institucional, con vista del plano de distribución y respetándose la sectorización establecida por la Comisión Organizadora; dando prioridad a quien solicite mayor área, siempre que sean conducidas exclusivamente por un expositor de un mismo sello o grupo editorial u otras representaciones habituales; si hubieran demandas de áreas similares entre los participantes, se procederá a un sorteo entre ellos para determinar el orden de inscripción.
Segundo grupo (Inscripciones de áreas menores a 36m2).- de 3:00 pm. a 6:00 pm., en el local institucional, con vista del plano de distribución y respetándose la sectorización establecida por la Comisión Organizadora; bajo un orden determinado por un único sorteo, en la que intervienen los participantes que se encuentren a las 3:00 pm., en la sede institucional, sin que exista diferencias por el área alquilada. Los stands adicionales a la isla principal que soliciten los participantes del primer grupo serán seleccionados conforme a este procedimiento.
Sin embargo, la Comisión Organizadora de la Feria podrá variar la ubicación del stand del expositor por lineamientos técnicos, de ventas, de seguridad o por una ampliación o reducción de las áreas de exhibición.
Para el caso de empresas o personas naturales no asociadas a la Cámara, además de la Ficha de Participación, será necesario que adjunten la Escritura de Constitución de la empresa o el D.N.I., su reporte informativo de la SUNAT y la Licencia Municipal de su establecimiento, para calificar su participación.
El primer día de las inscripciones de los expositores no asociados a la Cámara Peruana del Libro, se iniciará a las 10:00 am., dando prioridad a quien solicite mayor área, siempre que sean conducidas exclusivamente por un expositor de un mismo sello o grupo editorial u otras representaciones habituales; si hubieran demandas de áreas similares entre los participantes, se procederá a un sorteo entre ellos para determinar el orden de inscripción. En estos casos se firmará un contrato que establezca las obligaciones de la relación contractual y sus penalidades.
En caso que el expositor renuncie a su solicitud de ocupar un stand antes de la inauguración del evento, quedará en poder de la Cámara Peruana del Libro el 20% de la cuota total de participación.
Pago: se puede cancelar en forma íntegra el precio de los stands o sujetarse a la modalidad de pago a plazos. En ambas circunstancias se acompañará el voucher de depósito o el cheque respectivo a la ficha de participación. Para que el asociado de la Cámara pueda gozar de las ventajas que le corresponde en la Feria es necesario que no mantenga deudas pendientes con su institución, por cualquier concepto.
Incumplimiento de pago de cuotas de participación: la Comisión Organizadora podrá disponer, sin previo aviso, del espacio de aquellos expositores que no cumplan con las obligaciones de pago, renuncien parcialmente o sean retirados de su participación por causales previstas en el presente reglamento. El 20% de la obligación afectada será retenida por la Cámara de los aportes que hubiere efectuado hasta entonces.
7. Exhibición y venta de la mercadería
Lugar: la exhibición y/o venta debe realizarse dentro del perímetro del stand o área contratada.
Exclusividad: las ventas sólo podrán efectuarse por la entidad inscrita como expositora y para retiro inmediato; de verificarse lo contrario, se procederá a la clausura definitiva del stand o área contratada y a la exclusión definitiva de la entidad infractora de todos los eventos feriales que organice la Cámara Peruana del Libro.
Artículos de exhibición y venta: libros, folletos, fascículos, software, y discos compactos que acompañen a un libro; discos para el aprendizaje de idiomas, técnicas de estudio veloz; dispositivas de carácter cultural o educativo; mapas, planos y esferas geográficas, revistas científicas, técnicas, literarias, didácticas, profesionales y/o de actualidad; láminas artísticas o de enseñanza y cuadros de arte; juegos educativos o didácticos; posters, cromos, tarjetas de saludo y videos culturales o turísticos. Están prohibidos exhibir o comercializar videos pornográficos. El expositor que quiera exhibir cualquier otro material no considerado anteriormente, deberá comunicar a la Comisión Organizadora su solicitud y contar con su aprobación.
Abastecimiento de mercaderías: los expositores sólo podrán ingresar mercaderías al recinto durante la hora previa al inicio de la atención del público. Estos materiales serán transportados a mano, o en pequeñas carretas, desde las pistas de servicio hasta sus respectivas zonas de exhibición.
Prohibiciones: Es prohibido ofrecer productos bibliográficos que no contienen algunas indicaciones obligatorias establecidas por el artículo 9° de la Ley 28086, tales como Registro ISBN, Código de Barras y/o Constancia del Depósito Legal. No pueden exponerse ni venderse ediciones clandestinas o piratas, ni libros usados (con excepción de las obras que se encuentran fuera de circulación en el mercado local), tampoco publicaciones que hayan sido prohibidas con arreglo a las disposiciones legales vigentes o por atentar contra la soberanía nacional o hacer propaganda política u otra actividad ajena a la comercial o de servicios que se ofrece. Todo producto ofrecido debe contar con el comprobante de adquisición formal de la mercadería. Los sorteos y las rifas que promuevan los expositores deben contar con autorización de la Comisión Organizadora y cumplir con las disposiciones legales pertinentes. Está prohibido que en los corredores o stands ajenos actúen los jaladores de clientes o se entregue material publicitario. De verificarse el incumplimiento de estas normas se procederá al cierre del stand.
Comprobantes de Pago y Licencias: todos los expositores están obligados a extender los comprobantes de pago por las ventas realizadas y cumplir con las disposiciones legales vigentes; asimismo, deberá acatar los procedimientos establecidos para la obtención de las autorizaciones que correspondan ante la SUNAT, municipios, APDAYC y otras instituciones afines. Está prohibido entregar comprobantes de pago con una razón distinta a la del expositor inscrito, excepto cuando se trate de un expositor extranjero. Estos comprobantes serán requeridos al azar por el personal de control de salidas.
8. Montaje y desmontaje
Requisitos: el expositor sólo podrá ocupar su stand o área de exhibición previa presentación de la Tarjeta de Montaje proporcionada por la Comisión Organizadora, que se entregarán en el local de la Cámara Peruana del Libro a partir del 11 de julio del 2011 y hasta un máximo de 5 tarjetas por stand, las que serán llenadas por el expositor participante con los datos que se requieran. Para solicitar ese documento, es necesario encontrarse al día en los pagos de la obligación asumida con la inscripción.
Decoración e instalación: los trabajos de montaje de cada expositor se realizarán el 19 de julio de 2011, desde las 8:00 hasta las 22:00 horas. En caso el expositor haya contratado islas sin decorar, excepcionalmente, podrá iniciar el montaje el día 18 de julio en el mismo horario. Los materiales de decoración y equipos de considerable valor serán admitidos al recinto ferial con una guía de ingreso, que deberá ser visada por el responsable de Seguridad de la Feria. La presentación de la guía no implica responsabilidad de los organizadores en el cuidado de esos materiales en períodos de circulación de expositores y/o público visitante de la Feria. No está permitido usar clavos, pegamentos, elementos autoadhesivos o cualquier otro material que pudiera dañar el stand y/o la superficie del área contratada, ni cambiar la apariencia general de las unidades del recinto ferial, tampoco el uso de material inflamable para la decoración, ni efectuar trabajos de pintado, soldadura o carpintería dentro del recinto ferial. Para la instalación de cuadros, fotos, afiches u otros materiales se recomienda el uso de cintas autoadhesivas de doble contacto. El stand deberá estar limpio de escombros, cajas y materiales que no sean de la exhibición a la hora que vence el período de montaje; la Feria habilitará depósitos de basura pero no para desmonte de construcción, y las pistas de servicio no podrán ser usadas para depositarlo. En caso que los componentes del stand sufrieran algún daño causado por el expositor y/o su contratista, la Comisión Organizadora facturará a cargo del expositor el importe correspondiente previa valoración del mismo.
Incumplimiento del montaje: los stands no ocupados hasta las 18:00 horas del 19 de julio de 2011, podrán ser utilizados por la Comisión Organizadora y el expositor perderá el derecho de uso de su stand y su cuota de participación. Excepcionalmente, y si por caso fortuito o de fuerza mayor el expositor se viera imposibilitado de terminar la instalación del stand en el término establecido, deberá solicitar autorización a la Comisión Organizadora para concluir con el montaje fuera del horario de atención al público, concluyendo a más tardar un día después de la inauguración; en caso contrario, dicha Comisión tendrá la facultad de cerrar el stand dando por terminada la participación del expositor.
Desmontaje: los expositores o sus proveedores podrán retirar del recinto ferial sus mercaderías o materiales de decoración sólo con la guía visada por el Coordinador de Feria, desde las 8:00 hasta las 16:00 horas del 3 de agosto del 2011. Para obtener esa autorización es necesario cumplir con todas sus obligaciones de pago y dejar el stand o área contratada en el mismo estado en que fue recibido. La Cámara Peruana del Libro tendrá la facultad de trasladar por cuenta y riesgo del expositor, las instalaciones, muebles y mercaderías que no hayan sido retirados dentro del plazo del desmontaje, facturándose a cargo del expositor los gastos del traslado y/o depósito. Esos bienes permanecerán en garantía de cualquier adeudo generado por la participación en la Feria.
9. Servicios
Oficina de informaciones: ahí se brindará orientación y atención a los requerimientos de los expositores y del público asistente.
Centro de referencia: es el servicio de orientación para que el visitante busque las obras de su preferencia que pueda encontrar en la Feria. Para esto, se contará con una computadora que almacenará todas las bases de datos proporcionadas por los expositores, la que permitirá visualizar el nombre del expositor(es) que comercializa(n) la obra que se busca con tan sólo ingresar datos relativos a la editorial, autor o título. Con la inscripción a la Feria el expositor se compromete a enviar dicha información a la Comisión Organizadora, hasta el 8 de julio, en el formato que se adjunta a la presente.
Auditorios de actividades artístico-culturales: en los que se desarrollará un variado programa de actividades, a cargo de la Dirección de Actividades Culturales de la FIL-Lima 2011. Para que el expositor proponga alguna actividad puede hacer uso de la ficha pertinente que contiene la Carpeta Informativa de la Feria.
Vigilancia: la Comisión Organizadora tendrá a su cargo la vigilancia general del recinto ferial. Este servicio no genera responsabilidad de los organizadores en el cuidado de cada stand y/o mercadería que se exponga durante el horario de permanencia de los expositores, el que correrá por cuenta y responsabilidad de cada expositor.
Módulos de tarjeta de crédito: la Comisión coordina la presencia de operadores de las tarjetas de crédito más comerciales del mercado, y, el expositor también puede contratar directamente el servicio que requiera para mejor realización de sus transacciones comerciales.
Limpieza de áreas comunes y zona de circulación: la limpieza estará a cargo de la FIL-Lima 2011. El expositor será responsable de la limpieza del interior de su stand.
Restaurante y/o cafetería: este servicio que se brinda en un área interna de la Feria será para los expositores y público visitante. Adicionalmente, en la Feria se habilitará un área privada para el uso del personal de los expositores para ingerir sus alimentos.
Póliza de Seguro: La Cámara Peruana del Libro contrata un Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual para las instalaciones generales del recinto ferial, contra riesgos de incendio, asalto y otros colaterales, en el cual no se incluyen los materiales de los expositores. Cada expositor también debe tomar un Seguro contra posibles siniestros, bajo su responsabilidad; y está en la obligación de proteger sus mercaderías y equipos de posibles precipitaciones pluviales, con materiales impermeables y aislando sus pertenencias del suelo, a fin de evitar daños causados por esas precipitaciones. Y, si a pesar de cumplirse con esas previsiones tales precipitaciones dañaran los productos y equipos de los expositores por deficiencias estructurales del recinto ferial, la Comisión Organizadora de la Feria reconocerá hasta el 50% de los precios de costo de los materiales dañados en el stand del expositor, previa evaluación de la Comisión Organizadora.
10. Organización y autoridades
La autoridad máxima de la Feria es la Comisión Organizadora de la FIL-Lima 2011, encabezada por su Presidente.
Dicha Comisión fija las políticas generales del evento y para su ejecución delega facultades en su personal, a cargo de un Coordinador de Feria; quien se encarga del conocimiento de los requerimientos de los expositores, así como velar por el cumplimiento del presente Reglamento y las demás disposiciones de la FIL-Lima 2011.
11. Responsabilidades
El expositor será responsable por cualquier daño o perjuicio que cause a la propiedad de la Feria. Eventuales daños serán tasados por la Comisión Organizadora de la FIL-Lima 2011, según sea el caso, y pagados por el expositor antes de retirar su mercadería del recinto ferial.
La Feria no se responsabiliza por:
El incumplimiento de pagos o disposiciones legales por parte del expositor o de sus contratistas.
La pérdida y daños causados a vehículos, mercadería, muestras, instalaciones, herramientas y material de decoración que el expositor o sus contratistas ingresen al recinto ferial de manera temporal. Los accidentes que pueda sufrir el personal propio o contratado por el expositor.
Los daños o perjuicios que pueda ocasionar el expositor a terceras personas.
La caída del voltaje o interrupciones en el suministro de energía eléctrica y agua potable.
12. Normas complementarias
Prevención: por recomendación del Instituto Nacional de Defensa Civil, y de acuerdo a las últimas disposiciones técnicas establecidas, el expositor está obligado a tener dentro de su área de exposición un extintor contra incendios PQS de 6 kg. o más, colgado sobre un soporte metálico o colocado sobre una base de madera, y señalizando su posición. Asimismo, toda instalación eléctrica adicional se realizará con cable vulcanizado N° 14 (o cordón sólido entubado) y únicamente desde el tomacorriente o punto de energía del área de exhibición que ocupa el expositor. Está prohibido el uso de cordones eléctricos mellizos. La Comisión Organizadora retirará inmediatamente cualquier instalación que no cumpla con esas especificaciones o que sea observado por el Inspector de Defensa Civil. Para los casos de corte intempestivo de fluido eléctrico se recomienda proveerse de linternas o lámparas, tomando las precauciones necesarias para evitar accidentes. Está prohibido el uso de velas.
Incumplimiento de normas: si el expositor advirtiera alguna violación de este reglamento, o de las normas de ética comercial, por parte de otros expositores, debe poner el hecho en conocimiento de los miembros de la Comisión de Feria, absteniéndose de recurrir a enfrentamientos de cualquier índole con el presunto infractor.
Nota: todas las normas contenidas en el presente reglamento son de cumplimiento obligatorio, siendo el expositor responsable de su divulgación a todo su personal (técnicos y de ventas) desde su inscripción para participar en la FIL-Lima 2011. En casos especiales y debidamente justificados la Comisión Organizadora podrá establecer excepciones puntuales al presente «Reglamento de Participación».
Lima, abril del 2011
LA COMISIÓN ORGANIZADORA